Fehlerquellen beim E-Mail-Versand

Wenn ein Brief durch die Post nicht zugestellt werden kann findet man ihn in der Regel nach ein paar Tagen wieder in seinem Briefkasten, versehen mit einem Postvermerk wie etwas “Empfänger unbekannt”.
Auch in Zeiten von E-Mail kommt es vor das eine Mail nicht zugestellt werden kann. Die Gründe hierfür sind allerdings vielfältiger als bei der gelben Post.
Kann eine E-Mail, aus welchen Gründen auch immer, nicht zugestellt werden erhalten Sie in der Regel eine Benachrichtigungsmail (oftmals mit einem Hinweis “Unzustellbarkeitsbericht”, “Delivery Status Notification” oder “Non Delivery Notification” im Betreff)

Der Inhalt der Benachrichtigungsmail enthält in der Regel ein oder mehrere Hinweise, warum die Nachricht nicht zugestellt werden konnte. Leider sind diese Benachrichtigungsmails nicht von Menschen erstellt, sondern werden automatisch von den betreffenden Mailsystemen generiert. Dies macht es für unerfahrene Anwender nicht leicht diese Mail zu lesen und den Grund für das Scheitern herauszulesen.

Beispiel für eine Benachrichtigungsmail
------ This is a copy of the message, including all the headers. ------
Return-path:
Received: from postmaster by mail.absen.der with local (Exim 4.41)
id 1DkNkc-000OXB-Ib; Mon, 20 Jun 2005 16:59:50 +0200
Date: Mon, 20 Jun 2005 16:59:50 +0200
From: To:
Cc: *deleted*
Subject: Re: testing
Message-ID: <>
References: <>
Mime-Version: 1.0
Content-Type: text/plain; charset=us-ascii
Content-Disposition: inline
In-Reply-To: <>
550 sorry, no mailbox here by that name
550 Empfaenger unbekannt / recipient e-mail adress unknown
550 5.1.1 ... User unknown
550 Diese E-Mail Adresse existiert nicht. sorry, no mailbox here by that name (#5.1.1)


Nach den Headerinformationen (blau markiert) findet sich in dieser Benachrichtigungsmail der Grund weiter unten (rot markiert)

Was zum Teufel sind Bounce-Mails?

bounce (engl.) – Der Rückprall

Unter einer Bounce-Mail ist eine Hinweis- oder Fehlermailnachricht zu verstehen die von einem Mailserversystem als Antwort auf eine Mail geschickt wird mit der in der Regel etwas nicht in Ordnung ist.

Eine der mit wohl häufigsten Ursachen für eine Bounce-Mail dürfte es sein, wenn Sie an einen Empfänger adressieren der in der Empfängerdomain nicht bekannt ist. An Platz zwei der häufigsten Ursachen für den Erhalt einer Bounce-Mail dürften Mails mit zu großen Anhängen sein. Mitunter kann es auch vorkommen, daß Ihr eigener Mailserver auf einer sogenannten Blacklist (das sind Datenbanken in denen Mailsysteme gelistet werden, von denen aus Spam versandt wird oder wurde).

Leider sind Bounce-Mails, da von automatischen System generiert, sehr schlecht strukturiert. Unerfahrene Benutzer und erst Recht Anwender die der englischen Sprache nicht mächtig sind tun sich in der Regel sehr schwer Bounce-Mails richtig zu interpretieren.

Fazit: Bounce-Mails sind ein nützliches Instrument um Absender einer E-Mail über Probleme bei der Zustellung zu informieren. Der Aufbau und die Tatsache, daß in 99% aller Fälle die Bounce-Mail in englischer Sprache abgefasst ist, macht es Anwendern schwer diese korrekt zu interpretieren.

Schlechter Stil bei E-Mails

Es mag ja sein, daß vor zehn, fünfzehn Jahren nur “Freaks” das Medium E-Mail nutzten. Heute hingegen ist E-Mail eine durchgesetzte Kommunikationsform und deshalb täte so manche gut daran, den Stil seiner E-Mails kritisch zu hinterfragen.

Die Betreffzeile

Jeder der gezwungen ist täglich mehrmals in sein Postfach zu gucken wird es sehr schätzen, wenn die Kommunikationspartner sich die Mühe machen einen aussagekräftigen Begriff in der Betreff-Zeile zu wählen.

Mails ohne Betreff, oder so sinnigen Aussagen wie “Hallo” o.ä. sind die letzten Kandidaten die ich öffne (wenn überhaupt).

Der Text

Bei der professionellen Kommunikation mit Geschäftspartnern sollte der gleiche Stil gewählt werden, wie Sie ihn auch in der Briefform benutzen würden. Vermeiden häufige Abkürzungen, Smilies oder ähnliches.
Sicher wird der Stil entsprechend dem persönlichen Verhältnis zum Kommunikationspartner angepasst ausfallen.

Anhänge

Viele Anwender wissen nicht, daß manche E-Mailsysteme Grenzwerte für die maximale Größe einer E-Mail gesetzt haben und verschicken was das Zeug hält – und wundern sich, wenn dann die E-Mail ihren Empfänger nicht erreicht.
Halten Sie Ihre Anhänge, wenn möglich klein. Wenn mehrere Dateien verschickt werden sollen, komprimieren Sie diese z.B. in eine ZIP-Datei.

Siehe auch: Was zum Teufel sind Bounce-Mails?